Adopté le 14 juin 2017 par les membres du comité à sa réunion régulière.

L’emploi du masculin est utilisé dans le simple but d’alléger et de faciliter la lecture du présent texte. Il n’impose aucune intention discriminatoire.

Préambule

Le comité du site web aa87.org relève d’un mandat du comité régional de la région 87. Ces lignes de conduite ne visent pas à restreindre ou à limiter l’action du comité du site web aa87.org mais bien à donner une orientation à ses membres et à informer les futurs serviteurs qui s’y joindront au fil des ans. En effet, les lignes de conduite ont été conçues comme un outil d’information pratique qui devrait fournir toutes les données nécessaires aux membres du dit comité pour bien assumer leurs tâches respectives. Ces lignes de conduite, telles que rédigées dans le présent document, devront être révisées à tous les deux ans, après un inventaire du comité du site web aa87.org.

Objectif du comité

Le comité du site Web a pour mandat d’assurer la présence de la Région 87 sur Internet à l’aide du site web aa87.org, un outil de 12ième Étape. Le site web aa87.org possède ses propres lignes de conduite (http://aa87.org/fr/comites/site-web/lignes-de-conduite), il sera question ici que des lignes de conduite s’appliquant aux membres du comité.

Particularité

L’équipe de travail du comité du site web aa87.org est composée de plusieurs membres d’expérience de service AA qui offrent généreusement leur énergie pour assurer que notre présence sur Internet soit utile, continue et réponde à notre objectif de 12ième Étape.

Ces membres sont recherchés pour leurs qualités, leurs compétences, leurs talents particuliers et leur complémentarité, à des niveaux les plus divers. Pour la plupart, ils sont nommés par le coordonnateur et entérinés par la conscience de groupe du comité. Collectivement, tous ces membres représentent le niveau exécutif du comité du site Web et forment ainsi la Conscience de groupe du comité.

La réalisation de notre site Web régional ne serait pas possible sans cette équipe spécialisée qui accomplit, au jour le jour, une multitude de tâches qui, lorsque mises en commun, forment un tout allant dans la même direction.

Il y a des tâches qui demandent des connaissances techniques très spécialisées, d’autres qui demandent des aptitudes en graphisme, en traduction, en rédaction, en recherche, en histoire… Mais toutes demandent le sens du service chez les AA et le don de soi… dans le but de tendre la main à la personne en quête d’aide.

Le principe de rotation pour ces serviteurs ne s’applique pas de la même manière que celle observée dans les fonctions qui mènent à un droit de vote dans une conscience de groupe. Pour plusieurs de ces fonctions, le principe de rotation s’applique davantage à la manière du personnel du BSG.

Composition

La conscience de groupe du comité du site Web est composée de huit membres :
le coordonnateur du comité du site web, le coordonnateur-adjoint, le webmestre, le webmestre-adjoint, le graphiste, le secrétaire et deux RDR jumelés.

La durée des mandats est détaillée pour chacune des fonctions au sein du comité de même que le processus de nomination et de confirmation.

De façon ponctuelle, le comité peut s’adjoindre un membre AA pour accomplir une tâche particulière comme la traduction ou encore, engager un professionnel, selon son budget, pour assumer un travail spécialisé.

Réunions

La conscience de groupe tient six réunions par année. L’horaire de ces réunions est disponible par le lien http://aa87.org/fr/calendrier-node-field-date  Lors de ces réunions, le coordonnateur, le coordonnateur-adjoint (en tant que responsable des courriels), le webmestre et le secrétaire font rapport de leurs activités respectives et de nouveaux sujets peuvent être ajoutés à l’ordre du jour par tout membre de la conscience de groupe. C’est lors de ces réunions que la conscience de groupe prend les décisions d’orientation pour le comité du site Web.

Participants

Les membres de la conscience de groupe sont les participants aux réunions, ayant chacun un droit égal de participation. Le coordonnateur du comité du site web aa87.org préside les réunions.

Invités

Des personnes ressources peuvent être invitées à prendre la parole durant les réunions sur des sujets d’intérêt commun et sur lesquels la conscience de groupe souhaite un plus grand éclairage.

Observateurs

Tout membre des AA intéressé par les activités du comité peut assister aux rencontres à titre d’observateur, sans droit de participation. À la fin des réunions, un tour de parole est offert aux observateurs.

Quorum

Le quorum nécessaire pour la tenue d’une réunion est de quatre membres, y compris les membres assistant via Skype ou autre technologies semblables.

Description des postes au sein du comité

Coordonnateur

Le choix de la personne recherchée est important, car il aura accès au serveur du site web et à l’ensemble des fichiers du site web.

Responsabilités

  • Est le porte-parole du comité.
  • Donne suite aux demandes reçues par courriel à web@aa87.org .
  • Préside les réunions de la conscience de groupe.
  • Participe et présente un rapport des activités de l’équipe de travail aux réunions de la conscience de groupe et au comité régional.
  • Participe aux visites dans les districts et les comités, selon sa disponibilité, en concertation avec son adjoint.
  • Participe au rassemblement provincial.
  • Coordonne les activités de l’équipe de travail dans le respect des orientations et décisions de la conscience de groupe.
  • S’assure que les demandes transmises au webmestre, au webmestre-adjoint, au responsable des courriels, sont claires et complètes.
  • Recommande à la conscience de groupe la nomination des membres qui seront directement sous sa responsabilité.
  • Représente le comité du site web aa87.org au comité provincial du site Web des AA du Québec, participe aux réunions de ce comité et y présente les activités du comité du site web de notre région.
  • Au début de septembre de chaque année, en collaboration avec son adjoint, élabore les prévisions budgétaires pour l’année suivante en prenant soin en autre, de vérifier les activités de service à venir (ASTECAA, rassemblement provincial, forum territorial, National AA Technology Workshop, etc.) tout en respectant la capacité de payer de la Région. S’assure que les prévisions budgétaires couvrent aussi le développement de nouvelles fonctions et leur maintien. Les prévisions budgétaires sont par la suite déposées au trésorier de la région 87 au début d’octobre.

Expérience AA recherchée

  • Avoir un minimum de 5 ans d’abstinence continue.
  • Avoir complété un mandat au comité Régional

Expérience et compétence particulière

  • Le Coordonnateur doit être familier avec l’informatique au quotidien, la navigation sur internet, l’utilisation des courriels.
  • Il utilise ou a utilisé les logiciels suivants (ou leur équivalent) : la série Adobe CS4, Microsoft office, Google ou autre navigateur, logiciel de transfert FTP.
  • Contrairement à tous les autres membres de l’équipe de travail, le coordonnateur ne peut pas – en même temps – occuper une autre fonction avec un droit de participation à l’Assemblée régionale.

Nomination

Le coordonnateur du comité est nommé par le comité de direction, sur une recommandation de la conscience de groupe et entériné par le comité régional.

Durée du mandat et rotation

Le mandat du coordonnateur est d’une durée de deux ans. Son mandat débute le 1er janvier d’une année impaire et se termine le 31 décembre de l’année paire suivante.

À la fin de son mandat, le coordonnateur peut exercer une rotation avec d’autres membres, à l’intérieur des fonctions de l’équipe de travail, consolidant ainsi l’expérience collective de l’équipe.

Coordonnateur adjoint

Responsabilités

  • Assiste le coordonnateur dans sa fonction et le remplace lorsque nécessaire.
  • Est le responsable DES COURRIELS, ce qui implique :
    • De créer les comptes courriels pour les utilisateurs avec les renseignements confidentiels suivants :
      • Le nom
      • Numéro de téléphone
      • Adresse courriel privé
    • Renseigne et forme (au besoin) les utilisateurs sur le fonctionnement des courriels.
    • Répond aux demandes des mots de passe perdus des utilisateurs.
    • Répond aux demandes de modifications des courriels des utilisateurs.
    • Crée les redirections aux demandes des utilisateurs des boîtes de courriels ou à leur modification.
    • Fait mensuellement, un suivi des boîtes de courriels : utilisation ou non, état des quotas, et en fait rapport au coordonnateur.
    • Valide la pertinence des redirections en début de chaque année
    • Fait rapport des activités des courriels à la conscience de groupe.

Expérience AA recherchée

Le choix de la personne recherchée est important, car il aura accès au CPANEL au même titre que le coordonnateur et le webmestre :

  • Avoir 5 ans d’abstinence continue.
  • Idéalement, avoir complété un mandat au comité Régional.
  • Dans la gestion des courriels, est consciencieux, patient et attentionnées aux demandes.
  • Respecte l’anonymat des membres.

Expérience et compétence particulière

Le Coordonnateur-adjoint doit être familier avec l’informatique au quotidien, la navigation sur internet, l’utilisation des courriels.

Nomination

Le coordonnateur-adjoint est nommé par le coordonnateur du comité du site web et entériné par la conscience de groupe du comité.

Durée du mandat et rotation

Le mandat coordonnateur-adjoint est d’une durée de deux ans débutant une année impaire.

Webmestre

Le choix de la personne recherchée est important, car il aura accès au serveur du site web et à l’ensemble des fichiers du site web.

Responsabilités

  • Participe aux réunions de la conscience de groupe et y présente un rapport de ses activités.
  • Coordonne les activités de son adjoint dans le respect des orientations et des décisions de la conscience de groupe.
  • Sous la direction du coordonnateur du comité, met en ligne les pages web du site aa87.org et y apporte les corrections demandées.
  • Tiens à jour le manuel technique du site Web régional.
  • Représente le comité au comité Provincial du site Web des AA du Québec et participe aux réunions de ce dernier.
  • Participe aux réunions des webmestres des quatre régions du Québec.
  • Travaille en étroite collaboration avec son adjoint et le coordonnateur du comité du site web aa87.org.
  • Est responsable de faire les sauvegardes hebdomadaires de l’ensemble du site web aa87.org et des mises à jour de sécurité des diverses extensions.

Expérience AA recherchée

  • Avoir 4 ans d’abstinence continue.
  • Avoir complété un mandat de RSG.

Expérience et compétence particulière

Le webmestre doit être familier avec la gestion des sites Web, WordPress et de l’informatique.

Nomination

Le webmestre est nommé par le coordonnateur du comité du site web et entériné par la conscience de groupe.

Durée du mandat et rotation

  • Le mandat du webmestre est d’une durée de deux ans, renouvelable suite à une recommandation de la conscience de groupe du comité site Web.
  • Son mandat débute le 1erjanvier d’une année impaire et se termine le 31 décembre de l’année paire suivante.

Webmestre-adjoint

Le choix de la personne recherchée est important, car il aura accès au serveur du site web et à l’ensemble des fichiers du site web.

Responsabilités

  • Participe aux réunions de la conscience de groupe.
  • Coordonne ses activités avec le webmestre dans le respect des orientations et décisions de la conscience de groupe.
  • Collabore, sous l’autorité du coordonnateur du comité ou du webmestre, à mettre en ligne les pages web du site aa87.org et y apporte les corrections nécessaires.

Expérience AA recherchée

  • Avoir 4 ans d’abstinence continue.
  • Avoir complété un mandat de RSG.

Expérience et compétence particulière

Le webmestre-adjoint doit être familier avec la gestion sites Web, WordPress et de l’informatique.

Nomination

Le webmestre-adjoint est nommé par le coordonnateur du site web et entériné par la conscience de groupe du comité.

Durée du mandat et rotation

  • Lemandat du webmestre-adjoint est d’une durée de deux ans, renouvelable suite à une recommandation de la conscience de groupe du comité site Web.
  • Son mandat débute le 1erjanvier d’une année impaire et se termine le 31 décembre de l’année paire suivante.

Graphiste

Responsabilités

Participe, sous la direction du coordonnateur et du webmestre, à la création d’éléments graphiques à être publiés dans les pages du site web aa87.org

Expérience AA recherchée

Avoir 2 ans d’abstinence continue.

Expérience et compétence particulière

Le graphiste doit être familier avec les logiciels spécialisés d’édition graphique.

Nomination

Le graphiste est nommé par le coordonnateur du comité du site web et entériné par la conscience de groupe.

Durée du mandat et rotation

  • Le mandat du graphiste est d’une durée de deux ans, renouvelable suite à une recommandation de la conscience de groupe du comité du site Web.
  • Son mandat débute le 1erjanvier d’une année impaire et se termine le 31 décembre de l’année paire suivante.

Secrétaire

Responsabilités

  • Est responsable du secrétariat du comité site Web régional.
  • Prend les minutes des réunions du comité.
  • Tient à jour le cahier des résolutions du comité.
  • Est responsable des archives du comité.
  • Fait les appels pour les réunions.

Expérience AA recherchée

  • Avoir 2 ans d’abstinence continue.
  • Possède une certaine facilité dans la prise de note et la rédaction d’un procès-verbal

Nomination

Le secrétaire du groupe de travail est nommé par le coordonnateur du site web et entériné par la conscience de groupe du comité.

Durée du mandat et rotation

  • Lemandat du secrétaire est d’une durée de deux ans.
  • Son mandat débute le 1erjanvier d’une année impaire et se termine le 31 décembre de l’année paire suivante.

RDR jumelés

Responsabilités

Participent aux réunions du comité et assurent une représentation fidèle et actuelle des membres de la Région 87 et de la vie régionale. Leur participation au sein du comité vient renforcir notre mission de 12ième Étape.

Nomination

Les RDR jumelés sont nommés par le comité régional.

Durée du mandat

Le mandat d’un RDR jumelé est normalement de un an.

VACANCES

Le comité du site web comble les vacances selon la situation en réaménageant, s’il y a lieu, les responsabilités des membres du comité ou en recrutant de nouveaux membres répondant aux diverses compétences exigées par le poste à combler. Dans le cas du remplacement du coordonnateur, la nomination de son remplaçant est faite par le comité de direction, sur une recommandation de la conscience de groupe et entériné par le comité régional.

POLITIQUE DE REMBOURSEMENT DES DÉPENSES

Toutes les dépenses encourues par les serviteurs du comité dans l’exécution d’une tâche, dans le mandat du comité, seront remboursées sur la présentation d’un rapport de dépenses (disponible en téléchargement : http://aa87.org/fr/documentation/formulaires ). Ce rapport devra être approuvé par le coordonnateur avant d’être soumis au Bureau des Services de la Région 87. En vertu de la politique régionale, les rapports de dépenses devraient être soumis minimalement à tous les deux mois sauf pour le dernier rapport de l’année qui doit être soumis avant le 15 décembre. Les dépenses de participation des RDR jumelés aux réunions du comité sont assumées par le budget du comité.

Les dépenses de kilométrage seront remboursées au taux courant de la Région 87, tel qu’établi par le comité régional, de même que les dépenses autorisées pour les repas.

Participation au forum territorial :  Si le coordonnateur ou son adjoint ne sont pas en mesure d’y participer, le comité offre à ses membres la possibilité de représenter le comité. Normalement, un seul représentant est autorisé à représenter le comité.

Les prévisions financières pour la représentation du comité au forum territorial doivent être prévues dans le budget.

Autres activités de service exceptionnelles (ASTECAA, rassemblement provincial,  National AA Technology Workshop, etc.) : Le comité détermine, selon l’objet de l’activité de service, le membre du comité qui le représentera. Le comité pourra alors convenir des modalités de remboursement des dépenses, en concordance avec la politique régionale et du budget prévu.

RÉVISION DES LIGNES DE CONDUITES

Nous croyons que ces lignes de conduite, telles que rédigées dans le présent document, pourraient être révisées à tous les deux ans, après un inventaire du comité du site web aa87.org. Il est suggéré d’accomplir cette tâche pendant une année paire puisque, normalement, les mandats des membres de la conscience de groupe entrent en fonction au début d’une année impaire.